Com certeza, você já deve ter ouvido falar em KPI, pois este termo é muito comum no universo corporativo, sobretudo o de vendas. É provável até que você tenha uma noção do que se trata. No post de hoje, vou falar sobre isso, dando dicas aos gestores de como os KPIs podem ser úteis para motivar a equipe e aumentar suas vendas! Não deixe de ler!

O que são e para que servem os KPIs?

O termo KPI vem do inglês e significa Key Performance Indicator ou, em uma tradução livre para o português, indicador de desempenho. Ele pode se referir a uma meta geral ou específica e não necessariamente é quantitativo, mas, se for, pode ser medido tanto manualmente – usando planilhas, por exemplo – como com softwares específicos.

KPIs servem basicamente para nortear o trabalho do gestor, pois, através dos indicadores, o profissional consegue acompanhar a evolução dos processos e/ou funcionários, fazendo, se necessário, as correções ou adequações a fim de que o objetivo seja atingido.

Quais são os tipos de KPI

Há vários tipos de KPIs, mas daremos aqui dois exemplos. Veja:

1# KPIs de produtividade

Geralmente envolvem o time da empresa, medindo os resultados obtidos. Por exemplo, a organização pode ter um KPI denominado “vendas concretizadas”, que seriam aquelas efetivamente fechadas por cada colaborador em um período específico. Por meio desse indicador, seria possível avaliar se determinado funcionário tem evoluído ou não em conseguir novos clientes.

2# KPIs de qualidade

Este KPI busca uma avaliação do processo, ou seja, está mais interessado na qualidade do que na quantidade. Supondo que, em uma empresa de vendas, haja esse KPI e que o funcionário que mais vendeu em determinado mês seja aquele que mais recebeu reclamações de clientes. Cabe ao gestor focar no processo de vendas do colaborador e tentar compreender o motivo de tantas queixas.

Uma outra classificação que você pode ver por aí para os KPIs envolve dois termos: KPIs primários e secundários. Para entender melhor como eles funcionam, vamos a um exemplo prático: suponhamos que a empresa precise aumentar suas vendas em 15%. Isso com certeza será decidido por aqueles que têm uma posição mais elevada na hierarquia, ou seja, o primeiro escalão. Assim este seria um KPI primário.

Porém, para alcançar este objetivo, é preciso criar outros KPIs “menores” o que será feito pelos supervisores ou profissionais que estão mais próximos do time de vendas. A esses KPIs, denominamos KPIs secundários.

Talvez você esteja pensando o seguinte: sim, entendi tudo isso, mas como trazer os KPIs para a realidade da minha empresa? Simples, você precisa ter seus próprios KPIs para que possa acompanhar de perto os resultados e assim intervir sempre que necessário. Não sabe como fazer isso? Darei agora algumas dicas!

O que é preciso para criar os meus próprios KPIs?

Você vai precisar refletir sobre algumas questões antes de criar seus próprios KPIs:

• Quais são os seus objetivos a pequeno, médio e longo prazo?
• Você tem uma equipe qualificada para alcançá-los?
• Que tempo será estabelecido para que tais objetivos sejam conquistados?
• Os objetivos definidos podem ser realmente atingidos no tempo previsto?

Levar em conta essas questões pode te ajudar muito a elaborar seus próprios KPIs. E lembre-se de que é muito importante que isso seja feito porque cada empresa tem suas necessidades e particularidades, dessa forma, ela não deve usar KPIs genéricos e sim aqueles que se enquadrem nas suas necessidades específicas.

E depois que eu já tiver meus próprios KPIs?

Uma vez que tenha seus próprios KPIs, é importante dividir isso com os colaboradores. Enquanto gestor, lembre-se de que você pode ter criado KPIs primários, o que vai demandar que outros funcionários do segundo escalão criem KPIs secundários.

Uma vez que o time tenha trabalhado para alcançar o objetivo no tempo previsto, é importante acompanhar de perto as ações para que você possa, sempre que necessário, fazer correções e adequações, orientando a equipe e vivenciando o cotidiano dela para saber quando motivar mais ou quando algo planejado não deu certo, podendo assim replanejar.

Na teoria, tudo parece perfeito, mas por que a maioria dos gestores se atrapalha tanto com KPIs? É sobre isso que vamos falar agora.

Como fazer bom uso dos KPIs?

Boa parte dos gestores se atrapalha com os KPIs por um motivo simples: eles lhes rendem muita informação a ser analisada e a maioria dos profissionais não consegue organizá-las objetivamente de modo a fazer bom uso desses dados. Nesses casos, há duas soluções para esse problema.

A primeira delas requer mais tempo disponível e envolve criar gráficos e planilhas onde se poderia visualizar melhor as informações obtidas, facilitando a análise e a tomada de decisão. A vantagem de escolher esta é o custo, que é quase nulo. A desvantagem envolve o elevado tempo gasto para fazer isso, um tempo que, na maioria das vezes, o gestor não tem. É por esse motivo que, não raro, estes profissionais acabam não fazendo bom uso dos KPIs.

A segunda opção envolve a utilização de um software para fazer a parte que toma mais tempo, que é a organização dos dados. Usando um programa, você acessa o dashboard já com tudo organizado e seu trabalho se concentra apenas na análise dos KPIs, o que será muito útil para embasar suas decisões. A desvantagem obviamente é o custo do programa, mas posso te dizer com certeza que, com um bom uso do software, seus KPIs vão decolar e os resultados – inclusive os financeiros – serão tão bons que farão você ver esse gasto não como despesa, mas como investimento.

A BeC Inteligencia desenvolve o Data Warehouse e os dashboards em Power Bi, um app que se integra a outros sistemas, apps e plataformas, coletando informações em tempo real e as organizando em gráficos e tabelas que facilitam a sua visualização e tornam a tomada de decisão muito mais assertiva. Com o Power BI, você pode consultar todos os KPIs, conhecer detalhadamente a produtividade dos funcionários, elaborar um ranking do seu time e muito mais.

E, se você pensa que vão te oferecer um produto pronto, está enganado. O BI da sua empresa é feito sob medida para ela. Caso, depois de pronto o seu BI, algo ainda precise ser ajustado, o recall já está incluso na proposta. É uma excelente oportunidade de, de verdade, usar de forma inteligente as informações geradas por sistemas e plataformas diversas os quais você não tem tempo de acompanhar. A tecnologia pode simplificar a sua vida e melhorar os seus resultados!