6 passos para escolher as melhores ferramentas digitais colaborativas

Ferramentas Digitais Colaborativas

A internet e a tecnologia são muito importantes e impactantes nos dias atuais, sendo responsáveis por diversos aspectos do setor de entretenimento, comercial e, até mesmo, econômico, onde variadas ferramentas são utilizadas para se atingir os objetivos.

Quando pensamos em como chegar até essa determinada marca, muitas vezes conseguimos imaginar, mas o processo e percurso até lá pode ser conturbado e feito às pressas, não havendo a colaboração ou harmonia necessária para o desenrolar das tarefas.

Seguindo essa linha de raciocínio, o texto de hoje abordará seis passos de como escolher as melhores ferramentas digitais colaborativas para o seu negócio, seja ele uma pequena companhia logística ou uma grande empresa de cameras de segurança.

Começamos dizendo que o meio comercial pode ser uma verdadeira bagunça se você é novo nele ou se a sua empresa não consegue gerenciar todos os seus acontecimentos de forma fluida, podendo ser um desafio para qualquer um que chegue nele.

Os projetos estão cada vez mais desafiadores e precisam de mais colaboração de todas as partes envolvidas, então, sem os recursos necessários para otimizar esse processo, sua empresa pode perder muito tempo e energia onde não é necessário.

Mesmo um projeto de recuperação ambiental pode e deve utilizar a tecnologia a seu favor para melhorar seus processos e desenvolver um bom trabalho de forma mais rápida e, acima de tudo, mais eficiente para seus clientes.

Seguindo esse pensamento, é normal que ferramentas tenham sido desenvolvidas para melhorar a colaboração de diversos funcionários dentro das empresas, ajudando-os a se comunicarem melhor e a trabalharem melhor.

Então, nos próximos tópicos vamos tratar de orientações para te ajudar no processo. Prepare-se para leitura e entenda como essas ferramentas digitais podem agir como um ‘botão de comando’ de sucesso para a sua empresa.

O conceito de ferramenta de colaboração

Antes de mais nada, é importante entender, de fato, o que são essas ferramentas e como elas funcionam. Pense que elas são uma espécie de local onde é possível gerenciar as diversas tarefas e demandas de uma equipe referente a algum projeto.

Com isso, torna-se muito mais simples e fácil de se comunicar com todos os envolvidos nos projetos e em cada etapa dele em específico, podendo acompanhar e gerenciar as tarefas, agilizando todos os processos que as circundam e aumentando a efetividade.

Porém, é comum que muitas empresas tenham diversos aplicativos e softwares que os funcionários utilizam, aumentando o número de conhecimentos necessários, seja para fazer o design de uma mochila notebook executiva ou começar um novo projeto.

Então, pode-se dizer que o segredo está em escolher o software que reúne diversas funcionalidades em um único lugar e que ajude a desempenhar todas essas funções de forma rápida, simples e direta, aumentando o controle sobre o projeto.

Portanto, quando for pensar em escolher o software que melhor se adapta à sua empresa ou ao estilo de sua equipe, tenha os seguintes elementos em mente:

  • Facilidade na comunicação;
  • Transparência na comunicação;
  • Centralização de responsabilidades;
  • Produtividade;
  • Acompanhamento;
  • Acesso fácil de diversos lugares.

Claro que somente o software não será o suficiente para acabar de vez com todos os problemas que um setor tem ao desenvolver os projetos, mas de fato, ele pode ser o que falta para o melhor gerenciamento das tarefas e conclusão do seu projeto alvenaria estrutural.

Como escolher a melhor ferramenta?

Escolher a melhor ferramenta de colaboração pode não ser uma tarefa simples e, se não souber exatamente o que busca ou simplesmente não conhecer nada, certamente algumas decisões bem erradas podem acabar sendo tomadas.

Pensando nisso, confira como escolher a que melhor reflete, bem como de que maneira entender as suas necessidades em 6 passos simples, porém, importantes. A partir daí, ficará muito mais fácil aplicar seu projeto de simulação acústica, por exemplo.

01 – Avalie os custos

Quando se pensa em implantar qualquer ferramenta em uma empresa, o primeiro grande elemento a ser considerado é o custo que tal ação terá e quanto dinheiro a sua organização está disposta a investir, além do retorno que pode ocorrer.

Algumas das ferramentas são gratuitas, outras são mais caras. Então, é preciso realizar uma avaliação sobre quanto se está investindo e o que se espera atingir com a aquisição. Às vezes, o investimento pode ser muito alto para uma equipe pequena.

Tendo em mente quantas pessoas utilizarão e quais os gastos mensais, tanto de manutenção quanto de aquisição da ferramenta, será mais simples ter uma ideia de custo e como isso pode ser aplicado no desenvolvimento de uma análise de risco processo.

02 – Pense na integração dos sistemas

Mudanças de sistemas sempre geram problemas e dores de cabeça para qualquer empresa, principalmente quando eles não são integrados, então, é necessária toda uma movimentação para que isso aconteça.

Portanto, ao escolher uma ferramenta de colaboração, pense na integração dela com os sistemas que você já utiliza no negócio, facilitando muito a implantação, além de ser muito mais eficiente. Caso trabalhe com as ferramentas Google, já é um bom começo.

03 – Personalização é essencial

Cada equipe possui a sua própria forma de trabalhar, suas dificuldades, qualidades e peculiaridades. Portanto, ao contratar uma ferramenta de colaboração, ela deve ser personalizável a um nível que atenda os diferenciais de sua equipe.

Mesmo que o trabalho seja uma consultoria ambiental para empresas, é importante que cada membro consiga personalizar as tarefas da maneira que preferir, fazendo com que desenvolva o trabalho de forma igualmente eficaz.

04 – Facilidade de uso

De nada adianta encontrar a ferramenta dos sonhos que atende às suas necessidades se, além de muito complexa e difícil de usar, ela demorar para ser configurada e criar mais problemas do que, de fato, trazer soluções.

Portanto, quando decidir implantar esse sistema dentro de sua empresa, pense e pesquise sobre a facilidade do uso da ferramenta, além da possibilidade de acesso e quais plataformas podem acessar o sistema.

05 – Segurança digital é importante

O mundo digital está cheio de criminosos virtuais que buscam conseguir dados de empresas e pessoas comuns. Por isso, um item muito conversado e desenvolvido também é o fator de segurança digital.

Mesmo que a equipe não trabalhe com informações confidenciais, é importante entender e escolher a ferramenta que não tenha histórico de vazamentos e que tenha fortes critérios para aumentar a segurança de seus dados, tanto por você como pelo cliente.

06 – Pense em processos automatizados

Os dias de hoje são marcados pela eficiência e velocidade de processos. Quanto melhor a ferramenta resolver o seu problema e quanto mais rápido fizer isso, mais eficiente ela será e, consequentemente, mais empresas a procurarão.

Normalmente, as ferramentas automatizadas buscam formas de realizar tarefas repetidas de forma muito mais rápida, além de melhorar o fluxo de todas que ali estão computadas. Inclusive, isso é essencial se a equipe possui muitas demandas ao longo do dia.

Conheça os benefícios das ferramentas colaborativas

Assim como qualquer decisão empresarial, somente valeria a pena investir em ferramentas de colaboração se elas trouxessem algum benefício para a empresa, seja retorno de capital, aumento do alcance e relevância da marca, ou otimização de tempo e espaço.

Quando pensamos nesse tipo de ferramenta, alguns benefícios e vantagens podem ser destacados, como uma maior produtividade por parte dos profissionais envolvidos, afinal, eles terão mais tempo para se dedicar em tarefas e demandas realmente impactantes.

Outro ponto a ser notado é que o lucro da empresa aumenta. Isso porque, com os funcionários produzindo mais, aumentará o número de produtos ou serviços prestados pela empresa, logo, se existir demanda o suficiente, aumentará o número de vendas e o lucro.

Isso sem mencionar o aumento do alcance de pessoas com o seu trabalho. Quanto mais pessoas adquirem o que você tem a mostrar, maior será o conhecimento público do que é desenvolvido em seu negócio, consequentemente, mais pessoas conhecerão.

Um trabalho de divulgação através das redes sociais pode também ser eficiente para alcançar esse patamar, mas a contratação de uma ferramenta de colaboração para a sua equipe é impactante e pode ser a diferença entre uma entrega bem sucedida e um fracasso.

Considerações finais

O texto de hoje abordou e se aprofundou nas ferramentas digitais colaborativas e como elas podem impactar o seu negócio, além da rotina de diversos setores dentro da empresa, mostrando as vantagens e benefícios, dicas e orientações de como aplicá-las.

Cada empresa trabalha de uma maneira, possui sua própria missão, visão e valores, possui um potencial de mercado e um público-alvo específico, portanto, a escolha varia e é necessário conhecer muito bem a sua organização e o trabalho que ela desempenha.

Agora que entende um pouco melhor sobre como funciona esse conceito, utilize as informações disponibilizadas ao longo do texto para aplicá-las em seu negócio, explorando ao máximo os pontos fortes de sua organização.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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