A era dos dados já é uma realidade. Disso não temos a menor dúvida. Porém, muitas empresas ainda insistem em tomar decisões sem se basear nessas importantes informações.

Se basear no feeling dos gestores para tocar uma empresa ou área específica pode sim gerar bons resultados. Entretanto, o problema é quando as coisas começam a dar errado. Sem acompanhar as KPIs corretas, a tendência é que haja demora para encontrar a solução certeira para cada situação complexa que surgir no caminho. 

Ainda existe um segundo cenário onde algumas empresas, ao fazerem a análise de dados de forma correta, ainda acabam se deparando com alguns obstáculos. Organizar os dados, tratá-los e então apresentá-los em alguma solução de Data Visualization é um trabalho que requer bastante capacidade técnica, além de uma equipe de profissionais muitas vezes extensa. 

O que muitas empresas e gestores não sabem, entretanto, é que é possível alcançar ótimos resultados com análise de dados tomando algumas decisões bem simples e que não são tão trabalhosas como costumavam ser. Vamos a elas!

Análise de Dados – Como realizá-la de forma simplificada

Existem 3 erros muito comuns que são cometidos por gestores na hora de analisar os seus dados. Eles são:

• Dificuldade de priorizar quais indicadores acompanhar
• Excesso de softwares adotados dentro do processo
• Falta de consistência no acompanhamento

Iremos nos aprofundar em cada um deles, para explicar o porquê eles costumam ocorrer e como resolvê-los.

Dificuldade de priorizar indicadores

Grandes empresas podem realizar a análise de dados dos mais variados indicadores. Elas possuem dinheiro, capital humano e tempo para isso. Porém, as pequenas e médias precisam priorizar os KPIs de fato relevantes para o tamanho da sua equipe e complexidade de seus processos.

No setor de vendas, por exemplo, é preciso separar quais são os indicadores comerciais de produtividade (eles precisam ser acompanhados pois demonstram o resultado do processo) e aqueles que apontam apenas o esforço da equipe (que podem ser deixados um pouco de lado).

Mas por que é preciso separar os indicadores dessa forma? Simples. Muitos gestores de vendas e donos de empresas tendem a acreditar que o volume de ligações, emails e visitas realizados são as variáveis que representam o sucesso do processo, pois existe a percepção de que a equipe está fazendo mais esforço para alcançar os resultados. Porém, sabemos que isso não é verdade.

Não adianta realizar inúmeras tentativas de contato com as pessoas erradas. Ao mesmo tempo, um executivo de vendas com pouco treinamento, e que realiza um grande número de atividades/dia, apenas executará o processo de forma errada, porém em larga escala.

Então o que acompahar afinal? Esse profissional deve ser avaliado pelo volume de reuniões agendadas (MQLs), propostas enviadas (SQLs), Fechamentos e Receita Gerada, seja ela recorrente ou não.

Ao priorizar os números que estão ligados a boa performance do processo, a empresa economiza tempo e dinheiro, ao mesmo tempo que efetivamente tomará decisões pautadas em dados.

E para quem acha que essa priorização só é feita no Brasil, recomendamos ler esse resumo do livro Receita Previsível, escrito por Aaron Ross. Quando ele ajudou a Salesforce a atingir 100 milhões em receita, uma das ações que ele tomou foi acompanhar apenas os indicadores de produtividade do processo, abrindo mão de analisar outros números não relacionados à eficácia de seu processo.

Excesso de Softwares adotados dentro do processo

Dentro da área de vendas, é muito comum ver empresas utilizando vários tipos de softwares diferentes. De soluções de automatização de envio de email até CRMs, estas ferramentas, se bem adotadas, podem ajudar negócios a venderem mais e melhorar seus processos.

Porém, muitos gestores cometem o erro de utilizar várias soluções diferentes sem um propósito claro, e ao mesmo tempo. Em um primeiro momento, isso não parece atrapalhar, mas no momento de acompanhar os indicadores do processo, entretanto, os problemas começam a surgir. 

Com os dados todos descentralizados, é preciso utilizar planilhas ou mesmo realizar complicadas integrações entre sistemas que dificilmente funcionam da forma esperada.

Logo, passa a ser necessário contratar vários profissionais de sales ops apenas para acompanhar os indicadores do processo, o que é uma abordagem cara e pouquíssimo escalável (quanto mais dados são gerados, mais pessoas precisam atuar na sua organização e análise).

Portanto, o cenário ideal é centralizar toda a informação dentro do CRM. Nele, a base de dados ficará unificada e muito mais organizada. Logo, ao integrá-lo com soluções como a Insight Sales ou Power BI foca possível realizar a análise de dados de forma simples.

Falta de consistência no acompanhamento

Quem já praticou algum esporte sabe que consistência é tudo. Um dia sem treinar já quebra um pouco o ritmo de evolução. Faltas constantes possuem um efeito ainda mais devastador!

Para a análise de dados, consistência também é tudo. Deixar de acompanhar os indicadores do processo, mesmo que semanalmente, gera uma perda imensa para a empresa. Seja na redefinição de uma estratégia que não está funcionando corretamente, ou mesmo para avaliar o que está funcionando bem e replicar, o ideal é ter uma boa recorrência de acompanhamento.

O ideal é ao menos uma vez no dia realizar a análise de dados do processo para sempre tomar decisões embasadas em números ao invés de feelings.

Quais são as melhores ferramentas para realizar a melhor análise de dados em vendas?

Em primeiro lugar, reiteramos que para uma análise de dados ser bem feita em vendas, é preciso no mínimo adotar o uso de um CRM. Com ele, toda a informação do processo, do acompanhamento do funil de vendas, até o controle de atividades, passa a ser feita de forma centralizada.

Porém, para analisar os dados de forma mais intuitiva e rápida, é preciso integrar o CRM com soluções próprias de visualização de dados. Para isso, recomendamos duas: a Insight Sales e o PowerBI.

Insight Sales

A Insight Sales é a única ferramenta de análise de dados hoje que é integrada com os CRMs sem a necessidade de plugins ou desenvolvedores. De forma nativa, e em menos de 1 minuto, o próprio gestor comercial conecta os sistemas e já passa a visualizar mais de 40 indicadores de produtividade comercial em um dashboard simplificado e revelador.

Por ser uma ferramenta desenhada exclusivamente para equipes de vendas, ela também permite criar metas para a equipe comercial, acompanhando assim a sua evolução.

Ela também possui mais de 150 regras de negócios que impedem que erros de preenchimento por parte do vendedor impactem na qualidade dos números, o que é positivo para quem se preocupa com a fidelidade de seus dados no processo comercial.

PowerBI

O PowerBI é uma ferramenta poderosa que pode ser conectada com o CRM com o auxílio de desenvolvedores. Com ela, é possível criar visualizações mais amigáveis e cruzar diferentes informações para realizar uma análise de dados mais robusta.

Ao mesmo tempo, ele também pode ser conectado com os outros sistemas da empresa (financeiro, RH e etc) para gerar uma visualização única de todas as informações do negócio.

É uma ótima opção para empresas enterprise, e para quem possui uma equipe de dados grande e quer ter flexibilidade no acompanhamento das informações.

Já decidiu qual ferramenta vai usar?

Hoje, depender de planilhas e feeling para acompanhar os dados do processo de vendas é  algo muito perigoso. 

As planilhas se perdem facilmente quando o responsável por sua criação sai da empresa e ficam extremamente lentas quando possuem um grande volume de dados. Já o feeling mora unicamente na cabeça do gestor.

Por isso, trabalhar com ferramentas que ajudem a analisar os números de forma clara e objetiva, sem a necessidade de muito trabalho manual de preenchimento, é um dos primeiros passos para as empresas que querem entrar de vez na era dos dados.

E aqui, o que achou das ferramentas que sugerimos? Compartilhe conosco se já teve experiência com alguma delas e nos conte como é a sua rotina de dados!