O plano de ação 5W2H é uma das abordagens de gestão mais populares do mundo. Esse método reúne informações para formular diversos processos sem perder elementos relevantes, usando uma série de perguntas para isso.

Diversas empresas que precisam estabelecer um ritmo adequado para as diversas atividades de sua produção podem se beneficiar com essa metodologia, seja empresa de gestão de frota de veículos leves ou qualquer outro tipo de empresa.

Ou seja, esse método 5W2H visa utilizar mecanismos de otimização para definir uma forma de simplificar o planejamento das ações.

Hoje, qualquer negócio precisa ter um plano de ação para se manter no mercado. Isso significa ter que planejar as ações que a empresa vai realizar, nomear pessoas responsáveis ​​por cada ação e ter o gerente para liderar tudo.

Seja na criação ou na reorganização de uma empresa, todos os gestores eventualmente precisam utilizar esse processo, e para que tudo funcione da forma mais adequada, são criados métodos para facilitar o seu uso.

Afinal, o que é 5W2H?

O termo 5W2H nada mais é do que uma sigla para indicar várias ações que devem ser realizadas por todos os envolvidos em algum projeto.

Ou seja, 5W2H são as iniciais em inglês de sete guias diferentes para ajudar a esclarecer quaisquer dúvidas que possam surgir durante uma determinada atividade de um projeto que a empresa esteja realizando. 

A abreviatura 5W significa:

• What (o quê?);
• Why (por quê?);
• Where (onde?);
• When (quando?);
• Who (quem?).

Enquanto o resto da siga, 2H, os significados são:

• How (como?);
• How much (quanto?).

Ao responder a todas essas perguntas de instruções, você terá uma visão geral do projeto, que lhe dará uma ideia de cada etapa necessária para atingir seus objetivos.

O 5W2H ajuda principalmente a executar e controlar tarefas, o que economiza recursos e tempo consideravelmente. Isso porque, com todos os personagens definidos em um projeto, fica mais fácil para todos começarem a fazer sem deixar margem para dúvidas.

Por exemplo, considere uma empresa de engenharia que realiza cabeamento estruturado empresas, por exemplo. Essa abordagem pode ser aplicada a qualquer uma das ações dessa empresa, desde a gestão até a operação instalação de cabeamento.

O resultado é mais do que economia de tempo e dinheiro, tornando as equipes mais coesas e trabalhando com mais fluidez, fazendo com que sua equipe de colaboradores se sinta mais valorizada e parte de uma causa maior.

Como inserir o 5W2H na sua empresa?

O método 5W2H é um método muito básico, mas bastante objetivo, que facilita o planejamento de qualquer plano de ação para qualquer área ou processo do seu negócio.

Logo, seja uma empresa que presta serviço de consultoria contábil para abertura de empresa ou uma loja de roupas, utilizar a metodologia 5W2H pode ser bastante benéfico.

Para começar a criar o planejamento com essa metodologia, procure ajuda de alguém do departamento que está implementando a prática para evitar retrabalho.

Isso porque essas pessoas poderão ajudá-lo a pensar sobre o que pode ou não funcionar em campo com base em sua experiência na área, eliminando a necessidade de remarcar quando não for viável por falta de tempo ou recursos.

Além disso, é relevante utilizar o 5W2H junto com outros métodos, como o uso de métodos ágeis, como o Kanban.

Os quadros Kanban fornecem visibilidade e transparência em todas as fases de um projeto, incluindo o fluxo de tarefas para cada parte interessada.

No entanto, a facilidade de uso e aplicação, tornou o método 5W2H uma ferramenta de gestão mais difundida que passou a ser utilizada nas mais diversas situações.

Isso acontece porque a metodologia que compõe a ferramenta é basicamente uma lista de itens que devem ser considerados e respondidos para garantir transparência e entendimento na execução de determinadas atividades.

Entenda bem o propósito do 5W2H

Este é o primeiro passo para incorporar o 5W2H na gestão empresarial do seu negócio. Ou seja, entenda o que você espera alcançar com essa metodologia a curto ou longo prazo.

Claro que cada empresa e negócio tem suas peculiaridades e necessidades, desde aspectos burocráticos, como ctf ibama renovação, até o acompanhamento regular de projetos em empresas de arquitetura e urbanismo.

Dito isso, entender os pontos fracos do seu negócio para melhorá-lo, seja ele um produto ou serviço, atrair mais clientes, aumentar a receita e aumentar o reconhecimento da marca é um ponto-chave para todo negócio.

Para fazer a pesquisa necessária e identificar seus objetivos, você precisará usar software de análise e big data, até mesmo dados de ERP integrado, ferramentas de marketing, pesquisas de NPS e feedback de clientes, software de RH e muitas outras fontes.

Responda as 7 perguntas do 5W2H

As questões 5W2H precisam ser respondidas de forma muito objetiva para não contaminar sua mesa e facilitar a visualização dos planos descritos, então encontre a resposta para cada pergunta abaixo:

(What) – O que será feito no projeto?

Primeiro você precisa responder qual é o objetivo do seu plano de ação para o seu conteúdo, ou qual problema você quer resolver com ele.

Por exemplo, se você tem um negócio de despachante aduaneiro logística, pode considerar quais estratégias melhor conquistarão mais clientes B2B que querem otimizar e melhorar seus processos logísticos nas entregas.

(Why) – Por quê?

Aqui você precisa responder por que deseja fazer esse plano e considerar os benefícios que pode obter ao concluir o projeto e/ou tarefa. Nesse sentido, pode-se considerar estratégias de melhoria interna ou externa.

Ou seja, tanto pode melhorar as relações entre os funcionários, como pode ajudar as empresas a aumentarem as vendas e os lucros com possibilidade de fornecer desconto de títulos factoring, por exemplo.

(Where) – Onde o projeto será executado?

Responda onde o seu plano de ação será implementado, por exemplo em todo o departamento, apenas nas equipes ou até nas filiais, nos canais de comunicação específicos com os clientes, nas redes sociais, enfim, onde está o foco dos objetivos.

(When) – Quando o projeto será implementado?

Neste campo você pode definir uma política de início de execução (por exemplo, 2 meses) e um prazo para conclusão (o plano precisa ser executado em 2 meses).

(Who) – Quem vai executar o projeto?

Responda aqui quem estará envolvido na tarefa e responsável por atingir as metas estabelecidas, como um funcionário específico ou toda a equipe.

(How) – Como será feito o projeto?

Nesse sentido, todos os recursos necessários para a execução do plano, como ferramentas, treinamentos, materiais detalhados, melhores canais de comunicação, etc., devem ser considerados.

(How much) – Quanto custará o projeto?

Por fim, você responderá com base em todas as outras respostas, como quanto custará implementar o programa, seja trabalhando com colaboradores, parceiros, software ou publicidade.

Após o macroplanejamento do plano de ação, o responsável por cada tarefa precisa ser identificado detalhadamente.

Por que usar 5W2H para acelerar processos?

Você já percebeu como essa ferramenta é fácil de ser executada e sua capacidade de otimizar todos os processos e todos os elementos que compõem um projeto.

Este é o principal motivo de se utilizar a metodologia 5W2H visando a agilidade dos processos.

Afinal, quando há transparência sobre o que é uma tarefa e como deve ser feita, bem como quem é o responsável, é possível minimizar e evitar erros que são gerados principalmente por má interpretação de informações entre pessoas ou departamentos.

A agilidade nos processos vem de uma melhor execução, o que traz um maior nível de desempenho. Esses indicadores são aprimorados quando os gargalos e suas principais causas são analisados ​​e identificados.

As atividades do processo de mapeamento consistem em abranger tudo o que envolve sua execução, conforme explicamos anteriormente.

Isso proporciona uma compreensão aprofundada de suas deficiências, mas principalmente ajuda a encontrar alternativas que possam atender e melhorar as necessidades diagnosticadas.

Observar esses processos, e principalmente as etapas que o compõem fornece o que é preciso para criar um plano de ação cirúrgico condizente com os resultados desejados. E também permite a otimização de recursos.

Isso é possível porque muitas vezes a gestão sabe que existe uma determinada atividade que demanda mais tempo para ser executada, inclusive a necessidade de um bom suporte técnico em TI, porém não sabem por onde começar, ou como, ou quem, etc.

Ao aplicar o 5W2H, respondendo a todas as perguntas, podem ter uma melhor visão em seus processos, conhecendo suas deficiências e os motivos que as fazem surgir.

Com isso são criadas soluções e feito um plano de ação para implementar as melhorias adequadas.Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.