O processo de execução de tarefas de uma empresa pode ser bastante difícil e, sem as devidas instruções, preparo ou simplesmente orientação, o negócio pode sofrer muito por não conseguir emplacar com suas estratégias empresariais.

Pensando nessa situação, o texto de hoje separou 7 dicas para otimizar a execução de tarefas de sua empresa, ensinando como organizar e otimizar melhor o tempo, além de dicas que podem ser muito importantes para que a organização continue crescendo.

Existe um velho ditado popular que diz “Tempo é dinheiro”, e no mundo dos negócios, ele está totalmente certo. Quanto mais uma empresa demora para realizar seus processos, como a inspeção de instrumentos, mais dinheiro ela está perdendo.

No mundo atual, a todo momento novas empresas estão sendo abertas, tanto de forma física quanto no mundo digital. A concorrência está bastante alta e é preciso se destacar para conseguir um pouco mais de atenção por parte dos leads.

Ou seja, muitas vezes ter apenas um produto de qualidade não é o suficiente. Estar preparada para a demanda e atender os clientes com um bom processo de gestão de entregas é parte do desafio de uma empresa dos tempos atuais.

Sendo assim, é possível dizer que o roteiro para a execução de tarefas e como elas combinam para entregar ao consumidor final o produto que ele tanto quer é muito importante e deve ser levado a sério para que a organização tenha o sucesso prospectado.

Entender o que deve ser feito primeiro, com qual ordem, qual deve ser a prioridade quando se pensa nos recursos, qual o prazo que deve ser cumprido, são apenas algumas das responsabilidades que uma empresa deve ter ao assumir compromissos com seus clientes.

Afinal, mesmo para criar um alinhador a laser industrial é preciso muita coordenação e seguir os passos para que não haja nenhuma falha no processo.

Mas como fazer isso de forma efetiva? Qualquer tipo de empresa consegue aplicar essas ideias e conceitos no dia a dia do seu negócio? As orientações que serão disponibilizadas tem relação direta ao que foi descrito até o momento?

Para ficar por dentro de tudo e acompanhar o desenrolar dessas orientações, confira os tópicos a seguir onde o assunto será melhor abordado, mostrando como até mesmo um sistema de crédito factoring precisa ter um padrão.

Otimizando as funções

Primeiramente, é importante entender que, quando pensamos em otimizações, nos referimos tanto ao tempo quanto aos recursos utilizados para desempenhar determinadas tarefas dentro de um negócio.

Para que isso funcione de maneira correta e funcional, é preciso ter ciência de alguns pilares da otimização de processos, podendo estar ou não ligado a um software para gestão de franquias, como:

• Entender a necessidade da mudança;
• Verificar os recursos disponíveis para a mudança;
• Entender o processo atual;
• Entender o tempo necessário para realizar a demanda;
• Testar as modificações;
• Aplicar as mudanças.

Esse pequeno modelo de gestão de projetos pode ser chamado de PDCA, onde se entende o problema, a solução e testa para ver se está sendo efetivo, para então aplicar a nova realidade do negócio.

Sendo assim, algumas dicas podem ser valiosas para que tal mudança aconteça de maneira eficaz, mesmo que seja aplicado em processos de serviços contábeis.

Comunicação é a chave do sucesso

A comunicação é a chave para o sucesso de qualquer problema. Quando pensamos no ambiente empresarial, infelizmente, é normal que a falha de comunicação reine e muitos obstáculos apareçam por causa das informações não estarem sendo transmitidas de forma clara e objetiva.

Portanto, para que o andamento do projeto não seja prejudicado e se otimize o máximo de tempo possível, sempre mande mensagens curtas e objetivas, informando o que quer, onde quer e o que aconteceu referente a algum processo, deixando as outras pessoas avisadas sobre as mudanças que ocorreram.

O controle de acesso de informações pode ser até restrito, mas isso não significa que todas elas precisam ser bagunçadas. 

Além disso, quanto mais clara e objetiva for a sua comunicação, menores serão as chances de falha. Busque ter também um único canal por onde é possível obter novas atualizações.

Saiba assumir os erros

É comum que erros aconteçam em qualquer processo, principalmente quando mudanças estão sendo feitas, mas quando algo sai do que foi previsto, as pessoas começam a se culpar e jogarem a responsabilidade umas em cima das outras.

Isso leva muito tempo e gasto de energia, além de prejudicar o trabalho. Portanto, é sempre bom ter um líder que saiba assumir a responsabilidade das ações tomadas pela sua equipe e que esteja à frente de outros colaboradores.

Isso gera menos atrito e o ambiente se torna menos hostil, fazendo com que todos consigam se concentrar na tarefa de diminuir o tempo de entrega do novo sistema de software para restaurante, por exemplo.

Ajustes serão necessários

Um grande erro de muitos gestores e pessoas que estão buscando otimizar processos é verificar os erros e atualizar tudo apenas no final. Ajustes devem ser feitos a todo momento para que os testes sejam mais fidedignos e reais quanto for possível.

Isso também evita futuras frustrações e faz com que, mesmo que aos poucos, tudo comece a ser melhor otimizado, levando menos tempo para que as tarefas sejam concluídas e utilizando bem menos recursos.

Tenha o apoio necessário

Embora aconteça na grande maioria das vezes com empresas grandes, sempre é interessante buscar dentro da própria organização pessoas que tenham boa relação e contatos importantes dentro das áreas envolvidas com o projeto e com os processos.

Dessa forma, fica muito mais simples de conseguir informações e fazer com que as demandas fluam de forma mais orgânica, mostrando que quando todos querem algo e se empenham para isso, os resultados chegam de forma rápida e eficiente, mesmo que requeiram grandes esforços.

Será necessário uma mudança cultural na empresa

A mudança sempre é bem vinda, mas as pessoas são muito resistentes a elas. Seja por motivos individuais, medo ou frustrações, é necessário sempre que possível realizar campanhas e utilizar de métodos que alterem a visão da empresa.

Isso significa que uma mudança cultural sempre é bem vinda para que todos comecem a ter outros olhos quanto ao dinamismo que um negócio precisa para continuar de pé nos dias de hoje. Junte-se com o departamento de recursos humanos e verifique as possibilidades.

A pressa é inimigo do planejamento

Muitas pessoas acham que para a otimização de um processo ser bem sucedida, é preciso ter pressa em como se chegar a um resultado, buscando maior velocidade possível. Isso não está totalmente certo e o planejamento sempre vem em primeiro lugar.

Realizar as tarefas de maneira mais rápida é parte da ideia de um bom processo otimizado, mas nada adianta se isso fizer com que se consuma mais recursos e faça com que tudo fique mais caro do que o planejado.

Portanto, sempre esteja atento aos limites dos projetos e qual a melhor maneira de fazer com que as tarefas e demandas consigam ter um crescimento realmente positivo.

Saiba distribuir bem as tarefas

Dependendo de onde se almeja chegar, o processo de otimização de tarefas de uma empresa pode ser demorado e precise de várias pessoas para fazer com que ele seja funcional e, de fato, atinja o objetivo.

Para isso, é necessário saber distribuir muito bem as demandas e responsabilidades entre os profissionais da organização, fazendo com que nenhum fique sobrecarregado e faça mais do que o preciso, deixando pontas soltas e não se atentando a detalhes que, nesse caso, são extremamente preciosos.

Considerações Finais

É possível também destacar vantagens e benefícios ao otimizar os processos e tarefas de sua empresa. Um exemplo, é que o lucro e gasto de sua organização será menor, afinal, mais será produzido com menos, fazendo com que a balança fique ao seu favor.

Esse capital pode ser investido em outras frentes de trabalho da empresa, como o marketing, fazendo com que se tenha maior alcance de marca e consiga engajar mais clientes.

 Ou seja, só se tem a ganhar, além de ser uma ótima alternativa de um estudo profundo em gestão de projetos.

Busque adaptar o conteúdo disponibilizado ao longo do texto com a realidade do seu negócio, utilizando os pontos fortes como grande impulso e melhorando os que ainda não estão tão bons quanto o mercado espera.

Em outras palavras, tudo irá depender de quais processos a empresa precisa se apoiar para otimizar as tarefas. Este texto é um bom pontapé inicial para o início de uma longa caminhada de estudos de como otimizar as tarefas possíveis em seu negócio.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.