5 dicas para otimizar o tempo e aumentar a produtividade da sua equipe

5 dicas para otimizar o tempo e aumentar a produtividade da sua equipe

Atualmente, aumentar a produtividade, devido ao avanço tecnológico e a expansão do mercado, esse setor se tornou ainda mais competitivo. Assim, a busca por aumentar a produtividade e maneiras de otimizar o tempo têm se tornado uma necessidade cada vez mais fundamental para as empresas.

No entanto, o gerenciamento de tempo e de pessoas não se trata apenas da administração de tarefas, mas do controle da duração de todo o dia de trabalho, empregando melhor essas horas e aumentando a produtividade.

O que está consumindo o seu tempo?

Antes de encontrar meios para aumentar a produtividade da sua equipe, é fundamental que os gestores estejam cientes de todos os aspectos do dia a dia e das atividades operacionais, que podem estar comprometendo o seu tempo.

Em uma empresa essas distrações que atrapalham o desempenho dos trabalhadores e impedem a otimização das atividades podem ser originadas, tanto pelo meio quanto pelos próprios indivíduos.

Assim, os desperdícios autogerados são aqueles que mais facilmente podem ser evitados, mas que mesmo assim exigem atenção e uma determinação ativa para impossibilitar que eles voltem a atrapalhar o trabalho.

Por isso, é preciso estar vigilante quanto a:

  • Falta de organização no ambiente de trabalho;
  • Procrastinação;
  • Sobrecarga de um único funcionário;
  • Dificuldade de priorizar tarefas;
  • Uso constante do celular, das redes sociais ou e-mails.

Em contrapartida, os consumidores de tempo causados pelo ambiente empresarial são um pouco mais difíceis de eliminar, uma vez que estão relacionados diretamente com os processos operacionais e burocráticos da instituição.

No entanto, se essas atividades estiverem atrapalhando o andamento e a produtividade da equipe, é preciso que os gestores estejam atentos e encontrem formas de solucionar a questão. Entre os desperdícios ambientais de tempo, temos:

  • Excesso de reuniões desnecessárias;
  • Conversas paralelas;
  • Retrabalho;
  • Confecção de relatórios desnecessários;
  • Visitas inesperadas, entre outros.

5 formas práticas de aumentar a produtividade da sua equipe

Após compreender e identificar todos os pontos e atividades que podem estar comprometendo a otimização do tempo organizacional, é preciso investir nas ações que, de fato, podem melhorar a produtividade da sua equipe e o desempenho da empresa.

Na maioria das vezes, essas ações estão relacionadas com a gestão de negócios e com a melhoria das práticas administrativas, que visam aperfeiçoar o trabalho e os resultados obtidos pelo setor de vendas e marketing.

Assim, é fundamental que as organizações incluam nas suas estratégias, ações como:

Automatize os processos

O uso de softwares e de plataformas digitais, como o crm – Gestor de Comunicação com o Cliente –, se tornaram essenciais para os processos internos de vendas e para o crescimento das empresas. 

Isso porque esses softwares permitem que os funcionários deixem de realizar algumas tarefas manuais, para investir em atividades mais complexas e necessárias.

Assim, a automatização dos processos rotineiros, além de permitir que todos os documentos sejam centralizados em único local – facilitando o acesso das práticas –, também diminui os erros humanos, organiza as incumbências e os dados de cada planilha.

Defina metas alcançáveis

A introdução de um app funil de vendas nos processos internos é crucial para auxiliar na construção de um perfil ideal de clientes, ao mesmo tempo em que ajudam os gestores a determinar as necessidades desses consumidores e do mercado.

Assim, a construção de metas de produtividade podem ser mais eficientes e realistas, amparadas por métricas disponibilizadas por essas plataformas digitais e pelos dados coletados durante as interações com o público.

Modernize o ambiente de trabalho

Como visto anteriormente, a tecnologia tem permitido diversas mudanças nas atividades de uma empresa. No entanto, o investimento na modernização desses ambientes não precisa, necessariamente, ser caro para os negócios.

Por exemplo, o crm online gratis permite que as pequenas empresas economizem tempo e dinheiro com o arquivamento de documentos, tenham mais controle sobre os relatórios e ainda permite o acesso facilitado a esses arquivos, por meio do armazenamento em nuvem.

Informatizar e modernizar o ambiente de trabalho permite a realização de análises mais amplas e precisas sobre os pontos a serem melhorados na operação e quanto às oportunidades que podem ser exploradas, aumentando a produtividade de todos os setores.

Invista na capacitação dos colaboradores

O investimento em um crm grátis pode, ainda, permitir que os gerentes e os líderes de cada setor identifiquem com mais clareza quais são os funcionários com mais dificuldades ou que precisam ser melhor treinados.

Essa capacitação – que pode ser feita por meio de cursos, palestras, educação formal, entre outros – é essencial para o desenvolvimento de uma organização e para o alcance das metas estabelecidas.

Aprimore a comunicação interna

Uma empresa com pouca comunicação interna ou com uma comunicabilidade ineficiente é mais suscetível a erros, retrabalhos, perda de consumidores potenciais e retrabalhos que apenas servem para consumir o tempo dos funcionários.Por isso, investir em sistemas que auxiliem na melhora dessa troca de informações, como o crm plano, Yammer ou o Workplace, são essenciais para a construção de uma melhor iniciativa empresarial.

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