Planilhas de controle, são riscos no merchandising

Planilhas de controle, são riscos no merchandising

As planilhas de controle em Excel foram e são usadas durante anos. Além disso, nos ajudam em várias demandas desde um controle simples pessoal de despesa, até relatórios mais elaborados com gráficos e vários formatos de analises do mais simples ao mais detalhado.

Definitivamente quando a demanda é gerar cálculos seja financeiro, gráficos e tabela de dados estamos usando um excelente recurso. Por isso, planilhas são utilizadas no mundo inteiro, seu uso em gerenciamento de ações promocionais e merchandising acontecem pelos seguintes motivos:

  1.  Flexibilidade no manuseio dos dados.
  2.  Fácil de usar, desde que tenha um conhecimento mínimo.
  3.  São acessíveis para qualquer profissional de agência ou indústria.
  4.  Sempre tem novas versões com recursos mais atraentes aos usuários.

Por isso, sabemos que as planilhas nos oferecem muitas possibilidades, porém não foram desenvolvidas como uma ferramenta de gerenciamento de campanhas promocionais.

Ao longo dos anos é considerada o recurso mais viável em detrimento aos sistemas de gerenciamentos on-line de campanhas.

Será que este investimento realmente é válido quando a finalidade se refere ao controle de equipe de campo e na visualização dos resultados?

Quanto maior as planilhas de controle, aumenta risco de erros operacionais.

Contudo, pesquisas apontam que a cada dez planilhas em Excel, nove contém algum tipo de falha nas análises.  

No entanto, muitas teses defendidas por economista em Harvard, relatam inclusive perda financeira em grandes instituições devido a este erro.

Falta de rapidez nos processos

Planilhas de controle são arquivos off-line, ou seja, quando dados estiverem consolidado a informação já estará desatualizada. Vamos a dois exemplos práticos.

Primeiro, quando tiver terminado de atualizar seu controle de pesquisas pendentes, logo a informação estará desatualizada, pois outras pesquisas podem ter chegado.

Segundo, exemplo controle de ruptura, após consolidação dos dados o cenário estará totalmente diferente da realidade, muitas vezes levando o consumidor a trocar de produto no momento da compra.

Segurança da informação

Portanto, muitas vezes o arquivo manuseado é muito grande e demandando maior tempo de criação, porém ao enviar planilha simplesmente acontece um erro ou arquivo fica corrompido. Reuniões são desmarcadas por este motivo.

Utilizando sistema para gerenciamento de ações proporciona segurança pois existe estrutura nos servidores que realizam backup dos dados e mantém histórico de logs de acesso de quem fez as últimas alterações.

Outro ponto importante é que qualquer uso dado pelos usuários é mapeado, ou seja, controle total de quem acessa um determinado tipo de relatório ou mudança de sistemática da ação, além dos dados ficarem armazenados na nuvem (cloud).

De fato, uso de planilha é uma opção menos custosa. Agora, porque devemos substituí-las por sistema focado no gerenciamento de ações promocionais e merchandising? Vamos analisar as seguintes questões:

  1. Quanto tempo demanda para fazer uma planilha?
  2. Qual valor de um erro de fórmula para sua campanha?
  3. Quanto custa a contratação de um analista para desenvolver as planilhas de seu projeto?
  4. Centralização dos dados com planilhas em Excel?
  5. Efetuar controle em Excel para indústria ou marca que atua com várias agências, resulta em receber arquivos de formas diferenciadas?
  6. Planilhas em Excel, não mostram relatório real time.

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Todos os dados são armazenados em nuvem, trazendo segurança da informação. Por isso, a Meta é trazer rapidez no processo, fazendo com que o analista, que antes gastava horas apenas para criar a planilha, agora tenha realmente um tempo hábil  para checagem de dados para melhor estratégia de Marketing.

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